Come pianificare un evento aziendale
Pianificare un evento aziendale è il primo passo per raggiungere il tuo obiettivo. Perchè vuoi creare il tuo evento? A chi si rivolge? Quando agisci verso queste azioni, la prima riflessione che devi porti A? a quale pubblico ti stai rivolgendo: a seconda del target scelto infatti esistono diversi format di eventi aziendali. Di seguito ti presentiamo i punti chiave per organizzare un evento al meglio. In un precedente post abbiamo sottolineato l’importanza e il valore aggiunto per la tua azienda di creare un evento aziendale.
Come pianificare? Parola d’ordine: progettazione.
La creazione del Brief per il meeting planner
Il Brief è quel documento chiave e strategico che costituirà la base dalla quale partire per realizzare il tuo evento, riunione o meeting aziendale. E’ la tua bussola di partenza. Se sei un meeting planner, dovrai coinvolgere tutte le persone che prenderanno parte alla gestione dell’evento: in questo modo capirai come pianificare ogni azione. Una volta compreso il target per il quale si è deciso di creare l’evento, si andranno a delineare le linee guida che accompagneranno il progetto.
La definizione del budget dell’evento
Se puoi influenzare nella disposizione del budget dell’evento, allora parti dal brief. Altrimenti ti conviene come primo punto partire dal budget disponibile per delineare tutta la tua mappa che guiderà:
– la scelta del format di evento,
– la programmazione della durata,
– la selezione dei materiali e delle forniture,
– la divisione dei compiti per le persone coinvolte come collaboratrici.
Creare una checklist
A seguito del brief e della definizione strategica, si passa alla stesura operativa delle singole azioni che si dovranno svolgere per portare a compimento la realizzazione dell’evento aziendale. Quasi a ridosso dell’evento, la cecklist preparata sarà utile per due aspetti:
– controllare che sia tutto sotto controllo senza aver dimenticato qualcosa,
– valutare nuove idee da aggiungere per il tuo progetto creativo.
E si, la creatività è il collante di ogni cosa.
Idee per eventi aziendali
La strategia, la pianificazione e il budget sono necessari. Ma come creare engagement con l’evento? Le persone vogliono vivere eventi memorabili. Così qui entra in gioco la tua creatività, creare con la fantasia e a seconda dell’evento, atmosfere uniche per coinvolgere il tuo cliente.
Ricorda inoltre, che per creare l’evento perfetto, devi comunicare il messaggio giusto alla persona giusta: perciò tieni sempre a mente il tuo obiettivo!