Come coinvolgere i partecipanti del tuo evento?

Sei a ridosso dell’evento, mancano ormai pochi giorni. Tutto è stato pianificato, hai spuntato la tua checklist e ora cosa ti rimane da fare? Intrattenere i tuoi ospiti. Quando organizzi un evento, come già abbiamo accennato, devi focalizzarti sul tuo obiettivo e sul tipo di target al quale ti rivolgi. Questo rappresenta il tuo cliente finale e per convertirlo da partecipante a cliente, va coccolato prima, durante e post evento. Perchè ti stiamo dicendo questo? Perchè per aumentare l’efficacia del tuo evento le persone vogliono sentirsi partecipi di qualcosa. In questo modo saranno più propense a condividere la tua causa e a farsi promotrici del tuo prodotto/servizio. Analizziamo perciò le tre fasi base per mettere al centro del processo l’individuo.

1. Fase pre-evento: la più delicata, in quanto se non gestita in maniera ottimale, incorrerai nel rischio di ridurre il numero dei partecipati al tuo evento. Innanzitutto per creare engagement e coinvolgimento, oggi un ruolo di primaria importanza è rivestito dai social network e dai numerosi portali messi a disposizione da Internet, per promuovere la partecipazione, l’acquisto dei biglietti e la registrazione al tuo evento. Se non disponi di grossi budget, non preoccuparti in questa fase. Esistono portali come Eventbrite, che consentono di inserire una breve descrizione del tuo evento, la location scelta, la data e la durata dell’evento, in un formato del tutto gratuito. La fase pre-evento consiste anche, a seguito della promozione e della registrazione del cliente, di prendersi cura di lui. Come? Registrando i suoi dati e creando un database. Questo sarà di fondamentale importanza sia a breve termine, per comunicare attraverso un’email personalizzata un messaggio di ringraziamento per essersi registrato e per fornirgli una descrizione dettagliata dell’evento stesso. Puoi utilizzare i dati registrati inviando promozioni e comunicazione di suo interesse, per mantenere una relazione di ampio respiro. Ricorda che oggi il rapporto con il cliente non finisce con il semplice utilizzo del bene e servizio, ma una volta acquistato è opportuno mantenerlo nel tempo.
2. Fase durante l’evento: questa è la fase più delicata ed importante per far in modo che il cliente perduri nel tempo. Qui dovranno entrare in gioco tutta una serie di abilità riguardo la tua personalità: la gentilezza per accogliere i partecipanti, la disponibilità e la flessibilità per venire incontro le loro richieste. Inoltre, in questa fase, entrerà in gioco la tua creatività per rendere l’evento memorabile. Entra in empatia con il tuo cliente e cerca di capire i suoi bisogni. Da questi potrai capire come relazionarti nella fase post-evento.
3. Fase post-evento: e veniamo al dunque. L’evento, se ben riuscito è stato memorabile e le persone sono state al proprio agio. A conferma di ciò si potranno chiamare le persone e chiedere loro direttamente, a distanza di giorni, come si sono trovate e le sensazioni che hanno provato. In questa fase saranno molto utili i feedback, chiedendo ad esempio informazioni di miglioramento, come? Vuoi che la prossima volta ci concentriamo su qualcosa di diverso? Vuoi avere più? informazioni a riguardo?

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